Interno komuniciranje je dandanes izrednega pomena za nemoteno in uspešno delovanje vsake organizacije. Znotraj organizacijskega komuniciranja je interno komuniciranje del internega marketinga.
Interno komuniciranje lahko razumemo kot sistematičen način komuniciranja z zaposlenimi, v funkciji uprave in vodenja organizacije. Cilj je zgraditi in kasneje tudi ohraniti zdrave odnose med zaposlenimi, kar ugodno vpliva na organizacijo, na njeno delovanje in pojavljanje v javnosti. Zaposleni so pri svojem delu učinkoviti le, če so dovolj informirani in popolnoma razumejo cilje organizacije, razumejo, kje je njihovo mesto v hierarhiji organizacije in kako lahko prispevajo k izpolnjevanju ciljev organizacije.
Študentska organizacija Univerze v Mariboru, v nadaljevanju ŠOUM, se sooča s pomanjkanjem kvalitetnega internega komuniciranja, čeprav je do sedaj bilo v tej smeri že veliko narejenega. Dnevno vsi zaposleni in zaposleni preko študentskega servisa dobivajo v obliki elektronske pošte vabila na projekte, ki jih organizira ŠOUM, vabila na sestanke in seje ter sklepe le-teh. Prav tako zaposleni prejemajo t.i. »Pressclipping«, ki zajame pojavljanje ŠOUM v medijih. S tem dobi ŠOUM in vsi zaposleni »feed back« o sprejemanju in obravnavanju ŠOUM v javnosti. Vendar je to bolj kot ne enosmerno interno komuniciranje, zaradi česar se pojavljajo komunikacijski šumi. Med oddelki potekajo tedenski sestanki (koordinacije), kjer se usklajuje delo, kasneje pa se o teh sestankih poroča na predsedstvu.
Kot nadgradnja dosedanjega sistema se nama zdi najbolj primerna uporaba intraneta, ki
komuniciranje v organizaciji poveže in poenostavi, če ga seveda zaposleni uporabljajo.
Intranet bi bil dostopen vsem zaposlenim na posebni spletni strani ali v sklopu spletne strani www.soum.si, biti bi moral zanimiv, kreativen predvsem pa koristen. Hkrati bi morala biti stran privlačna , enostavna in uporabniku prijazna. Le na ta način bi dosegli redno obiskovanje in uporabljanje intraneta ter njegovo korist. Informacije bi potekale vertikalno in horizontalno, saj bi imeli vsi uporabniki možnost objavljanja svojih projektov, sej, sestankov, temu primernega gradiva, naročanje potnih nalogov, naročilnic, pisanje predlogov, izboljšav ter možnost neformalnega komuniciranja. Primerno bi bilo vzpostaviti in na intranetu objaviti bazo eksternih sodelavcev, s čimer bi bilo prihranjenega ogromno časa za brskanje teh podatkov. Bolj tekoče delo bi lahko zagotovili z objavo birokratskih pravil, ki veljajo v organizaciji, s čimer bi se poskušali znebiti ozkih grl. Na ta način bi se znižali stroški papirja in tiskovin, pretok informacij bi bil večji in transparentnejši, povečala bi se pripadnost in predanost organizaciji, katera bi se kazala tudi navzven širši javnosti.
Negativna stran intraneta se pojavi, če ga zaposleni ne uporabljajo, kar pomeni, da se naložba izkaže za zgrešeno, interna komunikacija pa ostane na isti stopnji.
Na ŠOUMu je 70% zaposlenih študentov, kar pomeni, da je povprečna starost vseh zaposlenih okoli 25 let, zato nimava nobene bojazni, da intraneta ne bi uporabljali oz. se mu ne bi prilagodili.
Glede na to, da ima ŠOUM že vzpostavljeno spletno stran, katera se dnevno ažurira, bi administrator dnevno poskrbel še za ažurnost intranet. Edini strošek bi tako nastal z nakupom programa za vzpostavitev intraneta in nato nadaljnja nadgradnja. Na internetu sva zasledili nekaj ponudnikov intranetov, ki ponujajo različne programe, primerne za zelo raznolike uporabnike.
Interno komuniciranje lahko razumemo kot sistematičen način komuniciranja z zaposlenimi, v funkciji uprave in vodenja organizacije. Cilj je zgraditi in kasneje tudi ohraniti zdrave odnose med zaposlenimi, kar ugodno vpliva na organizacijo, na njeno delovanje in pojavljanje v javnosti. Zaposleni so pri svojem delu učinkoviti le, če so dovolj informirani in popolnoma razumejo cilje organizacije, razumejo, kje je njihovo mesto v hierarhiji organizacije in kako lahko prispevajo k izpolnjevanju ciljev organizacije.
Študentska organizacija Univerze v Mariboru, v nadaljevanju ŠOUM, se sooča s pomanjkanjem kvalitetnega internega komuniciranja, čeprav je do sedaj bilo v tej smeri že veliko narejenega. Dnevno vsi zaposleni in zaposleni preko študentskega servisa dobivajo v obliki elektronske pošte vabila na projekte, ki jih organizira ŠOUM, vabila na sestanke in seje ter sklepe le-teh. Prav tako zaposleni prejemajo t.i. »Pressclipping«, ki zajame pojavljanje ŠOUM v medijih. S tem dobi ŠOUM in vsi zaposleni »feed back« o sprejemanju in obravnavanju ŠOUM v javnosti. Vendar je to bolj kot ne enosmerno interno komuniciranje, zaradi česar se pojavljajo komunikacijski šumi. Med oddelki potekajo tedenski sestanki (koordinacije), kjer se usklajuje delo, kasneje pa se o teh sestankih poroča na predsedstvu.
Kot nadgradnja dosedanjega sistema se nama zdi najbolj primerna uporaba intraneta, ki
komuniciranje v organizaciji poveže in poenostavi, če ga seveda zaposleni uporabljajo.Intranet bi bil dostopen vsem zaposlenim na posebni spletni strani ali v sklopu spletne strani www.soum.si, biti bi moral zanimiv, kreativen predvsem pa koristen. Hkrati bi morala biti stran privlačna , enostavna in uporabniku prijazna. Le na ta način bi dosegli redno obiskovanje in uporabljanje intraneta ter njegovo korist. Informacije bi potekale vertikalno in horizontalno, saj bi imeli vsi uporabniki možnost objavljanja svojih projektov, sej, sestankov, temu primernega gradiva, naročanje potnih nalogov, naročilnic, pisanje predlogov, izboljšav ter možnost neformalnega komuniciranja. Primerno bi bilo vzpostaviti in na intranetu objaviti bazo eksternih sodelavcev, s čimer bi bilo prihranjenega ogromno časa za brskanje teh podatkov. Bolj tekoče delo bi lahko zagotovili z objavo birokratskih pravil, ki veljajo v organizaciji, s čimer bi se poskušali znebiti ozkih grl. Na ta način bi se znižali stroški papirja in tiskovin, pretok informacij bi bil večji in transparentnejši, povečala bi se pripadnost in predanost organizaciji, katera bi se kazala tudi navzven širši javnosti.
Negativna stran intraneta se pojavi, če ga zaposleni ne uporabljajo, kar pomeni, da se naložba izkaže za zgrešeno, interna komunikacija pa ostane na isti stopnji.
Na ŠOUMu je 70% zaposlenih študentov, kar pomeni, da je povprečna starost vseh zaposlenih okoli 25 let, zato nimava nobene bojazni, da intraneta ne bi uporabljali oz. se mu ne bi prilagodili.
Glede na to, da ima ŠOUM že vzpostavljeno spletno stran, katera se dnevno ažurira, bi administrator dnevno poskrbel še za ažurnost intranet. Edini strošek bi tako nastal z nakupom programa za vzpostavitev intraneta in nato nadaljnja nadgradnja. Na internetu sva zasledili nekaj ponudnikov intranetov, ki ponujajo različne programe, primerne za zelo raznolike uporabnike.
Avtorici :Martina Anderlič & Tina Gogič
